3 Belangrijke voordelen van digitale CMR vrachtbrieven

Om in de transportsector concurrerend te zijn en te blijven, is het van belang om de ontwikkelingen bij te houden. Efficiënt werken wordt steeds belangrijker. Digitale CMR vrachtbrieven kunnen een goed hulpmiddel zijn. Digitalisering zorgt voor nieuwe mogelijkheden in ons dagelijks leven. Denk aan het gemak van online winkelen, thuiswerken of internetbankieren. Het biedt nieuwe kansen en mogelijkheden. Tevens kunnen bedrijfsprocessen gemakkelijker en sneller worden gemaakt. Het proces verbetert en versnelt door gebruik te maken van de digitale oplossingen voor vrachtdocumenten. Hiermee bespaar je kosten.

Voordelen van digitale CMR vrachtbrieven

• kostenbesparing door sneller factureren
• altijd leesbare CMR’s
• milieuvriendelijk

Door het factureren te digitaliseren zijn er minder administratieve handelingen nodig. Het kost minder tijd. Bovendien raakt de CMR niet meer zoek, want het document wordt direct digitaal opgeslagen. Je kunt op deze manier sneller factureren. Bij een digitale CMR komt er meer uniformiteit. Daarnaast heb je geen last van onleesbare handschriften. Tenslotte is papierloos werken natuurlijk gunstig voor het milieu.

Europese regelgeving elektronische uitwisseling vrachtgegevens

In november 2019 is er overeenstemming bereikt over een Europese verordening. Deze verordening verplicht lidstaten om vrachtdocumenten digitaal te accepteren. Deze regeling zal verder worden uitgewerkt. De nieuwe Europese regels maken het in ieder geval een stuk gemakkelijker om digitale CMR’s te gebruiken. Verwacht wordt dat de digitale gegevensuitwisseling uiterlijk in 2026 een verplichting zal zijn.

Digitale oplossingen

Inmiddels zijn er al veel digitale oplossingen voor de traditionele vrachtbrief beschikbaar. We lichten er twee soorten uit.

* Oplossing 1: Sneller factureren

Duurt het (te) lang voordat de vrachtbrieven weer terug zijn op kantoor? Kies dan voor een systeem waarbij de chauffeur onderweg zijn documenten in kan scannen en mailen naar kantoor. Zo komen de documenten rechtstreeks terecht in de administratie. De facturatie kan direct in gang gezet worden. Je hoeft niet meer te wachten totdat de chauffeur binnen is.

In een Android omgeving kun je hiervoor heel goed de app Scangaroo gebruiken. Dit werkt naadloos samen met de Mobiele Scanner van Canon. Wil je voorkomen dat de scanner door de cabine slingert, maak dan gebruik van een bracket.

* Oplossing 2: Onderweg printen van CMR vrachtdocumenten

Veel voordeel biedt het als de CMR vrachtbrieven onderweg geprint kunnen worden. Het kantoor stuurt per mail het vrachtdocument. Met Print Panther kan de chauffeur het document printen. Dit kan met een mobiele printer. Zo zijn de vrachtdocumenten direct bij de hand en altijd leesbaar.

Bedrijven die geen Transport Managementsysteem ofwel TMS hebben en vrachtdocumenten opmaken in Excel of Word kunnen veel gemak hebben van Print CMR. Hierbij kan er gekozen worden voor een desktop of een mobiele versie. In deze software zitten templates voor de meest voorkomende vrachtbrieven. Niet alleen voor CMR vrachtbrieven, maar ook voor AVC en begeleidingsbrieven. Een mobiele oplossing is ideaal voor als je onderweg wilt beschikken over duidelijke vrachtbrieven die makkelijk invulbaar zijn. Helemaal super werkt het in combinatie met Print Panther. De chauffeur kan dan onderweg zelf de vrachtbrieven invullen. Daarvoor hoeft er niemand meer een PDF te sturen.

De toekomst is digitaal

Eén ding is zeker, de komende jaren wordt digitalisering de norm. Hierdoor zullen zowel transportbedrijven als wel hun klanten steeds meer (tijds)winst behalen door systemen rechtstreeks digitaal met elkaar te verbinden. Wij helpen je graag met het maken van de beste keuze.