Vertraging voorkomen door goed invullen exportdocumenten

Het goed invullen van exportdocumenten is belangrijk voor een snel transport van goederen. Dit geldt zowel voor het Certificaat van Oorsprong als het EUR.1 Certificaat. De Kamer van Koophandel stempelt deze documenten af en controleert ook of dat het invullen goed is gedaan.

Bij export heb je te maken met veel documenten. Welke formulieren je nodig hebt, hangt van verschillende zaken af, zoals het product, land van bestemming en gekozen transportmiddel. Bepaalde documenten moet je bij de douane kunnen tonen. Hier staat tegenover dat je hiermee in sommige gevallen minder invoerrechten hoeft te betalen.

Wanneer heb je een Certificaat van Oorsprong nodig?

Bij export van goederen buiten de EU heb je voor een aantal landen een Certificaat van Oorsprong nodig. Een Certificaat van Oorsprong, ofwel CvO, bewijst in welk land een product gemaakt is. Voor leveringen binnen de EU zijn geen CvO’s nodig.

Bij de KVK vraag je per exportzending een certificaat van oorsprong aan. Dit kan alleen digitaal. Je vult de aanvraag van het certificaat zelf in op voorgedrukte formulieren.

Aandachtspunten voor het invullen van een CvO

• Gebruik in vak 3, het Land van oorsprong, geen afkortingen
• Als je vak 4 invult, is het verstandig om er altijd ‘or substitute’ bij te zetten
• Vul bij vak 6 een zo specifiek mogelijke omschrijving van de goederen in
• De aanvraag dient ondertekend te zijn door een gevolmachtigde

Vak 3

Bij het Certificaat van Oorsprong moet je het land of gebied zetten. Zet hier geen afkorting zoals EC voor European Community in, want dit kan voor problemen zorgen. De afkorting EC hoort namelijk bij de ISO-code van Ecuador.

Vak 4

Dit hoeft niet altijd ingevuld te worden. Als het wel vereist is, kun je hier de naam van het voertuig vermelden. Zet er naast de naam van het voertuig ‘or substitute’ bij. Op deze manier klopt het altijd. Zelfs in het geval dat de goederen met een ander voertuig vervoerd worden.

Vak 6

Hier wordt een omschrijving van de goederen gevraagd. Het beste kun je de omschrijving zo specifiek mogelijk maken. Hiermee voorkom je vragen en dus mogelijk oponthoud.

Naast het Certificaat van Oorsprong is het Certificaat inzake Goederenverkeer EUR.1 een veel gebruikt exportdocument.

Waarvoor dient een EUR.1?

Met het Certificaat inzake Goederenverkeer EUR.1 kun je in bepaalde gevallen het invoerrecht op je goederen verlagen. Veel landen werken nog steeds met dit document, maar in een aantal nieuwe handelsverdragen wordt er niet meer mee gewerkt. Je zult dan gebruik moeten maken van een verklaring.

Bij het Certificaat inzake Goederenverkeer EUR.1 zijn er een aantal verplichte en een paar facultatieve vakken. Vak 3 is facultatief. Om het proces te versnellen vul je hier, als je ze weet, de gegevens van de geadresseerde in. In vak 12 verklaar je als exporteur dat de goederen aan de voor het verkrijgen van dit certificaat gestelde voorwaarden voldoen. Let op: dit betreft niet alleen het invullen van het document, maar ook dat je de preferentiële oorsprong van de goederen aantoont. Overigens moet je eerst vak 12 invullen en ondertekenen, voordat vak 11 door de douane wordt behandeld.

Hoe kun je de oorsprong aantonen?

Om de oorsprong van goederen aan te tonen, is een oorsprongsdocument nodig. Er zijn twee soorten oorsprongsdocumenten: preferentieel en niet-preferentieel. Een Certificaat van Oorsprong is een niet-preferentieel oorsprongsdocument. Een EUR.1 is een preferentieel oorsprongsdocument. Naast een EUR.1 is het ook mogelijk om gebruik te maken van een oorsprongsverklaring op de factuur.

Bij de oorsprongsverklaring moet je een toelichting geven over hoe de oorsprong tot stand is gekomen. Bijvoorbeeld door tariefpostverspringing of andere oorsprongseisen. Tevens dien je aan te geven met welke bewijsstukken je dit aan kunt tonen. Dit kan op verschillende manieren zoals met de receptuur, leveranciersverklaring of calculatie. Het EUR.1-document moet ondertekend worden door een bevoegd persoon.

Vak 13 en 14 op de achterzijde van het groene blad kun je leeg laten. De douane vult hier de gegevens van het bijbehorende uitvoerdocument in. Vervolgens zal de douane het document ondertekenen en afstempelen. Vanaf dat moment is de EUR.1 pas echt geldig en kun je het gebruiken waarvoor het bedoeld is.

Exportdocumenten invullen

Let goed op met het invullen van exportdocumenten. Het is niet moeilijk, maar wel belangrijk om duidelijk en goed te doen! Uiteindelijk kan het een heleboel tijd schelen en dus kosten besparen.